Ist das Inkassobüro seriös? 10 Punkte-Check

In der Regel wollen Sie ein Inkassobüro beauftragen, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird und Sie eine offene Forderung haben. Dabei ist es egal, ob der Kunde die Rechnung nicht bezahlen will, ob er „vergessen hat“ sie zu bezahlen oder ob er sie nicht bezahlen kann.

Wir geben Ihnen hier eine Checkliste an die Hand, mit welcher Sie herausfinden können, ob ein Inkassobüro seriös arbeitet und ob es zu Ihnen passt.

1. Eingehende Prüfung der Sach- und Rechtslage

Ein seriös arbeitendes Inkassobüro prüft anhand der Unterlagen vom Auftraggeber, ob ein wirksamer Vertrag zustande gekommen ist. Anhand der Rechnung und der Zahlungserinnerung/Mahnung wird weiterhin geprüft, ob eine Rechnung erstellt und versendet wurde und ob und wann der Verzug eingetreten ist.
Wenn eine Forderung besteht und sich der Rechnungsempfänger in Verzug befindet, dann übernimmt ein seriöses Inkassobüros den Auftrag. Ansonsten wird das Inkassobüro den Auftraggeber bitten, diese Voraussetzungen zu schaffen.

2. Ist die Rechnung unbestritten?

Sofern der Rechnungsempfänger nach Erhalt der Rechnung mitteilt, dass die Rechnung nicht gerechtfertigt oder überhöht ist, gibt es hier Klärungsbedarf. Dies bedeutet im Fachjargon „der Anspruch wird dem Grund oder/und der Höhe nach bestritten“.

In diesem Fall lehnt ein seröses Inkassobüro den Auftrag ebenfalls ab, da dieses nur unbestrittene Forderungen übernehmen und bearbeitet darf. In diesen Fällen arbeiten viele Inkassobüros mit Rechtsanwälten zusammen, die sie gut und gerne empfehlen werden.

3. Registriertes Unternehmen und Mitgliedschaft in einem Berufsverband

Seriöse Inkassobüros sind bei der zuständigen Aufsichtsbehörde registriert und zugelassen. Hinweise, welche Aufsichtsbehörde die Registrierung nebst Aktenzeichen vorgenommen hat, sind im Impressum des Inkassobüros zu finden. Eine Überprüfung der Angaben ist über das bundesweite Portal www.rechtsdienstleistungsregister.de schnell und kostenlos möglich.
Die Mitgliedschaft in einem der deutschen Inkassoverbände: BFIF e.V. – www.bfif.de -, BDIU e.V. – www.inkasso.de -oder BDR e.V. – www.rechtsbeistand.de – ist ein weiterer Hinweis auf ein seriöses Inkassobüros.

4. Einhaltung der Informations- und Darlegungspflicht

Das Gesetz gegen unseriöse Geschäftspraktiken (GguG) ist seit Oktober 2013 in Kraft und hat den Inkassodienstleistern und Rechtsnwälten aufgegeben, bei der ersten Kontaktaufnahme zum Schuldner die genaue Bezeichnung und Anschrift seines Auftraggebers und auch die genaue Entstehung der Forderung darzulegen. Hinweise auf das Rechnungsdatum, den Rechnungsbetrag und die Zahlungsfrist reichen hier definitiv nicht aus.

Weiterhin müssen den Verzug sowie die Verzugszinsen inklusive der in Rechnung gestellten Inkassokosten sowie deren Grundlage genau aufgeführt und nachvollziehbar berechnet werden.

Lassen Sie sich das erste und zweite Mahnschreiben des Inkassobüros zeigen, um zu schauen, wie diese inhaltlich und rechtlich aufgebaut sind, denn schließlich arbeitet das Inkassobüro in Ihrem Namen und Auftrag.

5. Sach- und inhaltsbezogene Korrespondenz

Die Korrespondenz eines seriösen Inkassobüros ist stets individuell und Einzelfall bezogen. Etwaige An- und Nachfragen des Schuldners werden Punkt für Punkt beantwortet und oftmals auch Lösungsvorschläge gemacht. Der sachliche und inhaltliche Bezug auf das Schreiben des Schuldners, ist wichtig, sinnvoll und zielführend und spricht für das Inkassobüro.

6. Höfliche Ansprache und regelmäßige Kontaktaufnahme

Seriöse Inkassobüros sprechen die Schuldner höflich und respektvoll an. Weiterhin werden mögliche Lösungswege und möglichen Konsequenzen aufgezeigt um gemeinsam einen Weg zur Bezahlung der ausstehenden Forderung zu finden. Die Versendung verschiedener Mahnschreiben, die Beantragung des gerichtlichen Mahn- und Vollstreckungsbescheides sowie die Beauftragung des Gerichtsvollziehers mit der Vollstreckung gehören zum normalen und zulässigen Abläufen eines Inkassobüros.

7. Einhaltung der Schadensminderungs- und Informationspflichten

Nicht alle möglichen/zulässigen Maßnahmen zur Informationsbeschaffung und zur Realisierung der offenen Forderung sind sinnvoll und vor allem zielführend. Ein seriöses Inkassobüro versucht immer erst eine kostengünstige Regelung mit dem Schuldner zu finden, bevor es eine kostenpflichtige Ermittlungs- bzw. Vollstreckungsmaßnahme veranlasst. Der Schuldner sollte über die nächste Maßnahme sowie die daraus entstehenden Kosten informiert werden. Dies selbstverständlich in dem gesetzlich zulässigen Rahmen und ohne Angst oder Schrecken zu verbreiten bzw. den Schuldner zur Zahlung zu nötigen.

8. Ratenzahlungs- und Stundungsgesuche sowie Vergleichsangebote

Sofern der Schuldner um eine Ratenzahlung oder eine Stundung (für einen zeitlich überschaubaren Zeitraum) bittet, sind viele  Inkassobüros hier gesprächsbereit (sofern nicht bereits mehrere solche Vereinbarungen nicht eingehalten wurden). Vergleichsangebote müssen regelmäßig mit dem Auftraggeber abgestimmt werden und werden durch den Auftraggeber bestätigt oder abgelehnt.

9. Offenheit und Transparenz im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten

Für jedes seriöse Inkassobüro ist die Einhaltung des Datenschutzes sowie des Mandatsgeheimnisses selbstverständlich. Dazu gehört auch, dass das Inkassobüros die entsprechende Inkassovollmacht auf Wunsch im Original an den Schuldner oder dessen Rechtsbeistand übersendet. Weiterhin übersendet das Inkassobüro gerne auch Kopien der Vertragsunterlagen zwischen dem Auftraggeber und dem Schuldner, auf dessen Grundlage die offene Forderung basiert – gleiches gilt für die Rechnung und die Mahnung.

Vertragliche Vereinbarungen zwischen dem Auftraggeber und dem Inkassobüros unterliegen grundsätzlich der Verschwiegenheitspflicht und werden Dritten gegenüber nicht offen gelegt.

10. Zusammenarbeit mit Schuldnerberatungsstellen und Rechtsanwälten

Seriöse Inkassobüros arbeiten konstruktiv und ohne Zögern mit Schuldnerberatungsstellen, Insolvenzverwaltern und Rechtsanwälten von Schuldnern zusammen. Die Vertreter des Schuldners müssen ihre Bevollmächtigung ebenfalls nachweisen. Anschließend stehen verschiedenen Lösungsvorschlägen zwischen den Vertretern nichts mehr im Wege.

Ob ein Inkassobüro zu Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen passt, können nur Sie entscheiden und herausfinden, in dem Sie Kontakt aufnehmen und um einen Termin bitten.